Báo cáo làm rõ các bước, quy trình thực hiện tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp tại Trung tâm phục vụ hành chính công xã Nam Tiền Hải

Ngày 05/8/2025 Trung tâm phục vụ hành chính công xã Nam Tiền Hải nhận được công văn số 89/CV-UBND của UBND xã Nam tiền Hải về việc Trung tâm hành chính công trả lời ý kiến của Đại biểu Hội đồng nhân dân xã và cử tri tại kỳ họp thứ 2 HĐND xã, làm rõ các bước, quy trình thực hiện tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp tại Trung tâm phục vụ hành chính công xã để Đại biểu HĐND xã và cử tri trong xã được biết.

Trung tâm phục vụ hành chính công xã xin trả lời ý kiến của Đại biểu HĐND xã và cử tri hỏi về nội dung trên như sau:

Căn cứ Nghị định 118/2025/NĐ-CP được thay thế Nghị định số 61/2018/NĐ‑CP (ban hành ngày 23/4/2018) và Nghị định số 107/2021/NĐ‑CP:Các bước và quy trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) tại Trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã cụ thể như sau:

1. Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính

a. Người dân/Doanh nghiệp nộp hồ sơ theo các hình thức:

- Trực tiếp tại Trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã.

- Qua dịch vụ bưu chính.

- Trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng DVC của tỉnh.

b. Cán bộ tiếp nhận thực hiện:

- Kiểm tra thành phần hồ sơ theo quy định.

- Trường hợp đủ điều kiện: tiếp nhận, ghi giấy biên nhận, vào sổ theo dõi, cập nhật lên phần mềm một cửa điện tử.

- Trường hợp thiếu hoặc không hợp lệ: hướng dẫn cụ thể bằng văn bản hoặc trực tiếp để bổ sung.

2. Chuyển hồsơ đến bộ phận chuyên môn giải quyết

- Sau khi tiếp nhận, hồ sơ được chuyển cho cán bộ chuyên môn phụ trách xử lý thủ tục đó là công chức chuyên trách các lĩnh vực, như Tư pháp - Hộ tịch, Địa chính, Văn hóa - Xã hội...).

- Hồ sơ được cập nhật trên phần mềm một cửa để theo dõi tình trạng xử lý.

3. Giải quyết hồ sơ TTHC

- Cán bộ chuyên môn xử lý hồ sơ đúng theo quy định pháp luật.

- Có thể cần phối hợp với các phòng ban chuyên môn nếu TTHC có liên quan.

- Kết quả xử lý được cập nhật trên hệ thống phần mềm.

4. Trả kết quả cho người dân

- Sau khi có kết quả giải quyết, cán bộ Trung tâm phục vụ HCC liên hệ người dân để trả kết quả:

- Trực tiếp tại Trung tâm HCC trụ sở UBND xã.

- Qua bưu chính công ích (nếu người dân đăng ký).

- Người dân ký nhận khi nhận kết quả.

5. Theo dõi, đánh giá và lưu trữ hồ sơ

- Cập nhật tình trạng xử lý lên phần mềm quản lý hồ sơ.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định pháp luật về lưu trữ.

- Thực hiện thống kê, báo cáo định kỳ theo yêu cầu của UBND xã và cấp trên.

- Thực hiện khảo sát mức độ hài lòng của người dân (thường qua phiếu khảo sát hoặc thiết bị điện tử tại nơi giao dịch).

* Tóm tắt quy trình:

Lưu ý:

- UBND cấp xã hiện nay sử dụng phần mềm một cửa điện tử để xử lý và cập nhật trạng thái hồ sơ.

- Quy trình áp dụng cho tất cả các TTHC thuộc thẩm quyền cấp xã như: Hộ tịch (khai sinh, khai tử, kết hôn…), Chứng thực, Địa chính, Xác nhận cư trú, Hộ nghèo, Bảo trợ xã hội...

- Người dân có thể tra cứu tiến độ xử lý hồ sơ qua mã biên nhận hoặc qua Cổng dịch vụ công quốc gia.

Ví dụ:Quy trình cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu tại UBND cấp xã:

- Dưới đây là quy trình cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (GCN QSDĐ) lần đầu tại UBND cấp xã, áp dụng cho hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất ổn định lâu dài mà chưa có giấy tờ về quyền sử dụng đất theo quy định pháp luật.

Bước1. Người dân đến trung tâm hành chính công xã và chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm:

- Đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo mẫu số 15 của nghị định 151, kèm theo mầu 15a đối với trường hợp có người sử dụng chung

- Một trong các loại giấy tờ quy định tại Điều 137, khoản 1, khoản 5 Điều 148, khoản 1, khoản 5 Điều 149 Luật Đất đai, sơ đồ nhà ở, công trình xây dựng (nếu có). Trường hợp thửa đất gốc có giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại Điều 137 Luật Đất đai mà có phần diện tích đất tăng thêm đã được cấp Giấy chứng nhận thì nộp giấy tờ về việc chuyển quyền sử dụng đất và Giấy chứng nhận đã cấp cho phần diện tích tăng thêm.

- Giấy tờ về việc nhận thừa kế quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật về dân sự đối với trường hợp nhận thừa kế quyền sử dụng đất chưa được cấp Giấy chứng nhận theo quy định pháp luật về đất đai. (Trong trường hợp nhận thừa kế)

- Giấy tờ về giao đất không đúng thẩm quyền hoặc giấy tờ về việc mua, nhận thanh lý, hóa giá, phân phối nhà ở, công trình xây dựng gắn liền với đất theo quy định tại Điều 140 Luật Đất đai (nếu có).

- Mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất (nếu có).

- Các giấy tờ khác có liên quan: Tờ khai thuế phi nông nghiệp, tờ khai thuế trước bạ, tờ khai thuế thu nhập cá nhân;

Bước 2: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thực hiện:

- Kiểm tra tính đầy đủ của thành phần hồ sơ và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Trường hợp chưa đầy đủ thành phần hồ sơ thì trả hồ sơ và hướng dẫn người dân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để người yêu cầu đăng ký hoàn thiện, bổ sung theo quy định.

- Chuyển hồ sơ đến Phòng chức năng, bộ phận chuyên môn của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất để thẩm định hồ sơ.

Bước 3: Phòng chức năng, bộ phận chuyên môn của UBND xã thực hiện:

a) Trích lục bản đồ địa chính đối với nơi đã có bản đồ địa chính.

b) Xác nhận hiện trạng sử dụng đất có hay không có nhà ở, công trình xây dựng; tình trạng tranh chấp đất đai, tài sản gắn liền với đất, việc sử dụng đất ổn định;

c) Kiểm tra sự phù hợp với quy hoạch đối với các trường hợp có yêu cầu phải phù hợp với quy hoạch để cấp Giấy chứng nhận.

d) Niêm yết công khai kết quả kiểm tra, rà soát theo Mẫu số 17 ban hành kèm theo Nghị định số 151/2025/NĐ-CP tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã, khu dân cư nơi có đất, tài sản gắn liền với đất trong thời gian 15 ngày, đồng thời thực hiện xem xét giải quyết các ý kiến phản ánh về nội dung đã công khai (nếu có).

đ) Kiểm tra việc đủ điều kiện hay không đủ điều kiện được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất theo quy định của pháp luật về đất đai:

- Đối với trường hợp có nhu cầu và đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận thì gửi Phiếu chuyển thông tin để xác định nghĩa vụ tài chính về đất đai theo Mẫu số 19 ban hành kèm theo Nghị định số 151/2025/NĐ-CP đến cơ quan thuế để cơ quan thuế xác định và thông báo thu nghĩa vụ tài chính cho người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất.

e) Sau khi nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc hoàn thành nghĩa vụ tài chính hoặc được ghi nợ nghĩa vụ tài chính:Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.

- Chuyển Giấy chứng nhận cho cơ quan tiếp nhận hồ sơ để trao cho người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất.

- Chuyển hồ sơ kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đã cấp đến Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai để lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.

* Thời gian giải quyết:

Theo quy định: Không quá 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (không kể thời gian lấy ý kiến, đo đạc thực địa nếu cần).

Trên đây là báo cáo của Trung tâm phục vụ hành chính công xã về việc làm rõ các bước, quy trình thực hiện tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp tại Trung tâm phục vụ hành chính công xã./.